Potenciados por tecnologías emergentes, los sistemas ERP en la nube se han posicionado como el centro de todas las operaciones de las empresas con mayor madurez digital. Por esto, hay ocasiones en las que tienes que integrar el tuyo con otras aplicaciones, ya sean de CRM, Business Intelligence u otro, porque al hacerlo, agilizas los flujos de trabajo.
Aunque el software ERP en la nube suele venir listo para conectar con otros sistemas, incluso automatizando algunas configuraciones, se debe tener cuenta que el 51% de las empresas cree que los problemas de integración les impiden aprovechar sus datos para alcanzar sus objetivos comerciales, según una encuesta de Fivetran y Dimensional Research.
Por ello es importante tomar en cuenta los siguientes consejos:
1. Prioriza sistemas y procesos
Antes de lanzarte a realizar integraciones debes hacer una evaluación profunda de las aplicaciones empresariales y procesos existentes, incluidos aquellos que los colaboradores descargan de forma independiente para realizar sus tareas. La idea es que los priorices en función de su impacto en las operaciones y la productividad del negocio, tomando en cuenta las necesidades tecnológicas de cada departamento.
Para guiar esta tarea, puedes responder a preguntas como: ¿Qué beneficios esperas obtener con la integración del software ERP? ¿En cuánto tiempo debería realizarse? ¿Cuáles aplicaciones y procesos vas a conectar? ¿Por qué esas y no otras?
2. Verifica la interoperabilidad entre datos y sistemas
Los software ERP de calidad están dotados de API´s, que son herramientas de integración que simplifican la conexión con una gran diversidad de sistemas de gestión empresarial.
Sin embargo, es necesario que verifiques todo lo relacionado con la interoperabilidad. De esto dependen, en gran medida, la velocidad y complejidad de las configuraciones que haya que hacer y la usabilidad en el futuro. Chequea inputs, outputs, campos de visualización, análisis, reportes y todo lo que tenga que ver con el manejo de datos entre sistemas.
3. Personaliza tu integración
Pese a que tienes la oportunidad de realizar las integraciones preconfiguradas para minimizar los esfuerzos dedicados a la integración, siempre es importante que hagas las personalizaciones necesarias para que la conexión se adapte a los flujos de trabajo existentes en tu organización.
De esa manera, los sistemas ERP responden a los objetivos específicos que planteaste al inicio, así como a las necesidades particulares de tu empresa. Todo con el mínimo impacto posible en las operaciones.
4. Privilegia la seguridad
Al realizar la integración entre sistemas, vas a intercambiar y mover información crítica para tu negocio. No puedes correr el riesgo de perderla o que caiga en manos de mal intencionados. Tienes que garantizar su integridad, disponibilidad y confidencialidad, implementando medidas de seguridad como cifrado de datos y sistemas de gestión de identidades y accesos.
También es importante que integres aplicaciones, sistemas y procesos con los últimos parches y actualizaciones de seguridad con el fin de minimizar las posibles brechas existentes.
5. Involucra a tus colaboradores
De acuerdo con el estudio ERP inteligente y su adopción para la transformación digital en América Latina de NTTData, el 40% de las empresas de la región han adoptado un ERP inteligente o se encuentran en el proceso de implementación y, entre los factores más importantes en este proceso, citan la participación del usuario final.
Esta situación es extrapolable a la integración con otros sistemas. Al final, las personas son quienes tendrán que interactuar a diario con el software ERP y las aplicaciones conectadas. Es necesario que las comprometas desde el inicio del proceso para garantizar un trabajo fluido.
Teniendo en cuenta los consejos anteriores lograrás una fusión exitosa entre tus aplicaciones y tu sistema ERP, especialmente si usas las integraciones preconfiguradas. Aunque siempre es recomendable que te apoyes en los conocimientos y la experiencia de expertos en migraciones y en el desarrollo de soluciones de sistemas de planificación de recursos empresariales.