La época del año más esperada por los trabajadores son las vacaciones, pero para los que se van, ya que los que se quedan generalmente ven recargadas sus labores. Esto se acentúa en las pequeñas y medianas empresas, donde suele haber un personal más acotado durante este período.
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Para planificar de buena forma esta etapa veraniega, Manuel Concha, CEO de Kame ERP, desarrolla una guía de acciones. Con más de 20.000 pymes en su cartera, ofrece una serie de consejos para que el descanso de unos no sea el estrés de otros, es decir, para que los trabajadores puedan realmente desconectarse y, al mismo tiempo, para no bajar la productividad de la compañía.
Petición de vacaciones
Puede sonar de perogrullo, pero lo recomendable es definir los descansos de los trabajadores con la mayor anticipación posible. Para ello, ayuda mucho tener un software donde el superior pueda autorizar los días libres y llevar una cuenta clara de cuántos le quedan disponibles a cada uno de los empleados. Es una buena mezcla entre planificación y automatización de procesos.
Clarificación de reemplazos
Cuando un trabajador sale de vacaciones, muchas veces no se sabe bien quién suplirá sus funciones. Esto genera dependencia de quienes tienen el conocimiento, a los que en ocasiones hay que molestar en pleno descanso para solucionar problemas urgentes. Para evitar eso, es clave tener procedimientos transparentes y conocidos por todos para la ejecución de las tareas, así los sustitutos cometerán menos errores.
Mantención de productividad
En línea con lo anterior, es elemental que cada cargo tenga a otro integrante del equipo como backup o respaldo, que conozca las funciones que desempeña su compañero que esté de vacaciones. De esta manera, si alguien no está, el negocio no debería verse afectado. Para preservar o, incluso, aumentar la producción, una buena práctica es dar incentivos por resultados, más que por tiempo de trabajo.
Anticipación de recursos
Otro de los grandes problemas que enfrentan las pymes durante este período es que las vacaciones redundan en una mayor carga para la compañía. Dependiendo del rubro, esto puede verse acentuado, ya sea porque bajan las ventas o porque suben los costos, debido a los reemplazos. En ese sentido, en el caso de requerir financiamiento, es fundamental adelantarse, con lo que se podrán disminuir los costos asociados a los intereses.
Importancia del ERP
Casi no existen pymes que tengan cerrado su año contable el 31 de diciembre, pues muchas veces no cuentan con un software que aúne remuneraciones, bancos, facturación, contabilidad, cobranzas, inventarios, etc.
Tener un sistema de planificación de recursos empresariales es todavía más valioso de cara al período de vacaciones, para irse tranquilamente a descansar. Éste automatiza los procesos, genera reducción de costos y mejora la toma de decisiones con información de calidad, transparente y en menor tiempo.
Además, facilita la entrega de datos cuando son solicitados por organismos externos, como Servicio de Impuestos Internos, Dirección del Trabajo o municipalidades. Todo esto, sin olvidar que en el caso de que requieras conocer el estado de tu negocio, puedes hacerlo desde cualquier parte e, incluso, con tu celular.